Организация деловых конференций
Конференция как инструмент коммуникации
Мы организовали более 100 крупных мероприятий в таких странах как, Германия, Италия, Рига, Испания, Польша, Франция, Финляндия и во многих других.
Как организаторам конференций, наша команда уделяет особое внимание разработке сценария и выбору экспертных спикеров. Это поможет создать интересную и информативную программу для участников мероприятия.
Успех любой конференции в Европе состоит из важнейших аспектов:
- 1 -
Во-первых, важна разработка сценария, чтобы учесть все нюансы и форс-мажоры. Любые шероховатости сценария обязательно скажутся на эффективности. Даже если вы пригласите интереснейших гостей, потратите огромные средства на фуршет, участники обязательно запомнят даже небольшие заминки.
- 2 -
Второй, не менее важный аспект — спикеры, которые будут выступать на мероприятии. Далеко не каждая компания готова похвастаться налаженными контактами с теми, кто мог бы выступить на конференции в качестве спикера. Однако участники придут именно за новыми знаниями. Хорошо, если имя спикера уже на слуху. Безусловно, спикер должен быть профессионалом своего дела и вызывать интерес общественности.
- 3 -
В третих, это выбор площадки. Площадка должна полностью соответствовать количеству приглашенных гостей, быть комфортной как и для спикеров, так и для участников.
- 4 -
В четвертых, один из важнейших пунктов, это аренда оборудования. Качество мероприятия напрямую зависит от качества звука, изображения на экране, исправность всех коммуникаций и профессиональзм техников.
- 5 -
В пятых, это сувенирная продукция, мы созданим элементы фирменного стиля, которые будут соответствовать тематике конференции. Это поможет укрепить брендирование и оставить положительное впечатление участникам и гостям мероприятия.
Подогреть интерес к мероприятию помогут также представители СМИ, которых обязательно нужно пригласить на мероприятие. Особенно важно пригласить представителей специализированных изданий.
Для успешного проведения конференции вам могут понадобиться:
🔹 проекционные экраны и проекторы
🔹 жидкокристаллические панели, подключаемые к ноутбуку, планшету или смартфону
🔹 флипчарты
🔹 микрофоны и другое аудиооснащение, в том числе комплексное решение для переговоров – спикерфоны
🔹 видеокамеры, включая их специальные модели – документ-камеры, конференц-камеры
🔹 разнообразные аксессуары.
Список может расширяться или сужаться в зависимости от масштаба мероприятия. Но в любом случае конференция не будет полноценной без:
🔹 систем отображения информации – они могут подключаться к носителям (дисплеи, видеостены, панели) или быть самостоятельными, как проекторы и проекционные экраны
🔹 звукового оборудования
🔹 оснащения для видеосвязи
🔹 специальных конференц-систем (оборудования для синхронного перевода, обмена документами, возможности голосовать)
🔹 интерактивных элементов – интерактивные доски и столы, сенсорные панели.
Организовывая мероприятие, нужно учитывать ряд факторов. Впечатление от проведенной конференции может испортить фоновый шум или плохая акустика помещения, неэстетично лежащие где попало провода, степень освещенности помещения. Это все нужно предусмотреть заранее, возможно, вам понадобится некоторое специальное оборудование, например, моторизированное управление шторами или жалюзи для затемнения.
Если у вас есть дополнительные вопросы, напишите нам.